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1) La Voix sur IP utilisée par Teams : le successeur plus économique et plus stable que son prédécesseur
Le système téléphonique intégré dans Microsoft Teams repose sur la technologie VoIP. Cette dernière est le remplaçant désigné de la téléphonie traditionnelle qui est désormais une espèce en voie de disparition. En France, le trafic VoIP a dépassé le trafic de la téléphonie analogique depuis 10 ans déjà (2010) et l’arrêt complet de l’ancienne technologie est planifiée par l’ARCEP pour 2023.
Par ailleurs, contrairement à la téléphonie traditionnelle qui était produite par l’unique opérateur historique France Telecom devenu Orange, la VoIP peut être proposée par de nombreux opérateurs ce qui, dès le départ, a généré un écart tarifaire très important entre les deux technologies permettant de réaliser une économie de l’ordre de 30 à 60%.
Contrairement aux premières années, la VoIP est même devenue plus stable et fiable que la téléphonie analogique. C’est une conséquence directe de la généralisation de réseaux fibre optique flambant neufs d’un côté et de l’autre, d’un réseau cuivre de moins en moins entretenu par le seul opérateur historique (qui préfère investir dans les nouveaux réseaux fibre et 5G).
2) Le standard téléphonique Cloud de Microsoft : une double économie par rapport aux standards traditionnels
Microsoft Teams propose une solution de téléphonie d’entreprise basée sur un standard téléphonique Cloud complètement dématérialisé.
La dématérialisation du standard téléphonique est une évolution majeure dans la téléphonie professionnelle car elle permet d’éviter l’achat ou la location d’un matériel coûteux que sont les standards physiques analogiques (PABX) ou ceux qui utilisent la VoIP (IPBX).
A l’économie réalisée sur le matériel s’ajoute celle liée au contrat de maintenance indispensable avec les standards physiques. Ces derniers nécessitent l’intervention de sociétés spécialisées pour toute modification à apporter dans les paramètres de la téléphonie d’entreprise. Départ/arrivée d’un collaborateur, changement du message d’accueil, augmentation du nombre d’appels simultanés : les modifications à apporter sur un standard téléphonique sont très fréquentes dans la vie d’une entreprise. Avec un standard téléphonique Cloud comme celui de Microsoft Teams, l’entreprise est totalement autonome pour apporter les modifications nécessaires et n’a donc pas besoin de payer un contrat de maintenance.
Pour les sociétés ayant plusieurs implantations géographiques, les économies entre les deux types de standard téléphonique sont encore plus importantes. Avec un standard physique, il faut acheter et maintenir autant d’équipement qu’il y a de sites alors que cela ne change rien pour un standard dématérialisé qui, par définition, n’est pas physiquement présent sur chaque site.
Selon les cas de figure, l’ensemble de ces économies (achat/location, maintenance, multi sites) peuvent facilement se chiffrer à plusieurs milliers voire dizaines de milliers d’euros de trésorerie supplémentaire par an pour une entreprise.
3) Le softphone Microsoft : acheter des postes téléphoniques fixes n’est plus une nécessité
En virtualisant votre téléphonie d’entreprise avec Microsoft Teams, vous bénéficiez de l’utilisation de l’application Teams qui transforme en téléphone fixe « virtuel » (appelé aussi softphone) tout équipement connecté à Internet. Ordinateur fixe, PC portable, smartphone ou tablette : vous pouvez téléphoner de façon beaucoup plus libre et facile, en toutes circonstances (bureau, télétravail, déplacement) vers n’importe quel numéro de téléphone dans le monde.
Avec ces équipements, les collaborateurs de l’entreprise émettent et reçoivent les appels sur leur ligne fixe professionnelle simplement en se connectant sur l’application Microsoft Teams. C’est totalement transparent pour les personnes à l’autre bout du fil qui ne se rendent pas compte que leur interlocuteur téléphone de chez eux depuis leur ordinateur portable ou à l’extérieur avec leur mobile car tout se passe comme si l’appel se passait depuis un téléphone fixe au bureau : accueil vocal de l’entreprise, présentation du numéro fixe d’entreprise même si l’appel est passé depuis un mobile, messagerie vocale professionnelle…
Bien que l’utilisation de téléphones fixes professionnels soit possible avec Teams au travers de gammes certifiées Microsoft, cela n’est plus du tout indispensable et cela représente donc une nouvelle économie non négligeable par rapport aux systèmes téléphoniques d’entreprises classiques. Les tarifs des postes téléphoniques d’entreprise oscillent entre 150€ et 500€ pièce à l’achat soit une économie d’achat de plusieurs milliers d’euros au total.
4) Les forfaits de communication avec Microsoft Teams : passez à l’illimité
Avec l’offre téléphonique de Microsoft Teams, vous bénéficiez d’un tarif unique que vous connaissez à l’avance (selon le nombre d’appels simultanés dont vous avez besoin), quels que soient :
- Le nombre d’heures d’appel consommées ;
- La destination des appels vers la France ou à l’international ;
- L’appareil utilisé : poste fixe, ordinateur, smartphone ou tablette.
Finis les facturations hors-forfait qui représentent 75% de votre facture téléphonique et qui font que le montant total est totalement imprévisible. En plus, pour les entreprises appelant beaucoup vers l’étranger, certains opérateurs intègrent aussi en illimité les appels vers plus de 60 destinations internationales qui ne génèrent aucun surcoût supplémentaire.
Autre avantage tarifaire important avec le système téléphonique de Microsoft, vous pouvez éviter la facturation des communications « Roaming ». Ces appels téléphoniques passés depuis un mobile en étant à l’étranger représentent un coût très important dans la facture téléphonique des mobiles professionnels. Même si le fait que la tarification « Roaming » a été règlementée depuis juin 2017 entre les membres de l’Espace Économique Européen a supprimé ce problème en Europe, ce n’est pas du tout le cas pour le reste du Monde. Que ce soit au Maghreb, en Afrique subsaharienne, en Asie ou en Amérique Latine, les tarifs à la minute des appels téléphoniques restent très onéreux.
Avec le softphone et le forfait illimité de Teams, il suffit d’être connecté à Internet au travers du Wifi pour pouvoir passer des appels depuis n’importe où dans le Monde sans avoir de facturation hors-forfait liée aux communications « Roaming ».
Il est difficile de donner une estimation précise des économies potentielles réalisées grâce au système téléphonique Teams sur la partie forfait mais on peut raisonnablement parler d’un minimum de plusieurs centaines d’euros par mois.
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5) Licences Microsoft 365 E5 : le système téléphonique de Microsoft est déjà inclus
Si vous êtes détenteur de licences Microsoft 365 E5, vous ignorez probablement que vous pouvez utiliser le système téléphonique de Microsoft Teams sans frais de licence supplémentaire car l’option Microsoft Phone System qui désigne le système de téléphonie de Microsoft y est incluse sans conditions.
Il vous faudra juste payer les lignes de communication VoIP (selon le nombre d’appels simultanés nécessaires) pour connecter ce système téléphonique au réseau téléphonique mondial et les forfaits d’appels illimités pour passer les communications.
Le coût d’une licence Microsoft Phone System étant autour de 10€ par mois et par utilisateur, cela peut encore représenter une économie qui se chiffre en centaines d’euros par mois.
Comment basculer votre Téléphonie Pro dans Microsoft 365 ?
Pour l’intégration de votre téléphonie d’entreprise dans Microsoft Teams, deux possibilités s’offrent à vous :
- Souscrire la licence Microsoft Phone System (sauf si vous avez déjà la licence E5) et les forfaits de communication directement sur le site de Microsoft
- Passer par un opérateur télécom agréé par Microsoft
Installation/formation:
Elle n’est pas assurée par Microsoft (vous devez vous en charger) alors qu’elle l’est avec un opérateur.
Maintenance du système:
Elle est assurée par Microsoft dans les deux cas en cas de souci technique dans le système téléphonique mais vous devez passer par le service client de Microsoft uniquement à distance si vous souscrivez directement chez eux.
Alors qu’un opérateur agréé pourra se déplacer chez vous pour intervenir et faire l’interface entre Microsoft et vous sur la gestion du système téléphonique.
Forfaits d’appel:
Les forfaits d’appel fournis directement par Microsoft ne sont pas de vrais illimités (2H d’appels maximum avec un facturation hors-forfait assez chère) alors que c’est le cas pour les forfaits fournis par la plupart des opérateurs agréés
Appels à l’étranger:
La grille tarifaire des communications hors-forfait de Microsoft est plus chère que celles de la plupart des opérateurs agréés.
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